Personel Özlük Dosyası

Personel Özlük Dosyası son olarak yürürlüğe giren 4857 sayılı İş Kanunu gereği düzenlenmiştir.

4857 sayılı İş Kanununun İşçi Özlük Dosyası ile ilgili metni aşağıya alınmıştır:

“İşçi özlük dosyası
MADDE 75. – İşveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler. İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, bu Kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır.

İşveren, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür.”

Söz konusu metin incelendiğinde işverenlerin çalıştırdıkları tüm işçiler için iş yerinde işçi özlük dosyası oluşturması gerekmektedir. Bu özlük dosyasında; tüm belge ve bilgiler üçüncü şahıslardan saklı kalmak kaydıyla:

1- İşe başvuru formu veya dilekçesi
2- İşçi kimlik bilgileri, Nüfus Cüzdanı Sureti,
3- İkametgah İlmühaberi,
4- Adli sicil kaydı,
5- Mezun olduğu okul diploma fotokopisi
6- Uzmanlık gerektiren işlere ait sertifika fotokopisi (Ustalık Belgesi, vb.)
7- Referans Mektupları ve CV’ si
8- Kanun gereği iş sözleşmesi,
9- SGK Giriş ve Çıkış Bildirgesi
10- Sağlık Raporu,
11- Rahatsızlıklardan dolayı alınan raporlar,
12- İşçiye kullandırılan ücretli/ücretsiz izinlere ait dilekçeler ve/veya izin kartları,
13- Bazı iş kolları için, periyodik olarak sağlık muayenelerinden geçirildiklerine dair rapor,
14- Engelli işçi ise Engelli Raporu aslı veya fotokopisi,
15- Engelli İndiriminden yararlanabilmesi için ilgili Vergi Dairesinden indirim uygulanacağına dair yazı
16- Engelli işçi için İŞKUR müracaat kayıt evrakı,
17- Eski hükümlü ise İŞKUR müracaat kayıt evrakı,
18- Terör mağduru ise İŞKUR müracaat kayıt evrakı,
19- Ödenen ücretlere ait hesap pusulalarının bir sureti,
20- Herhangi bir kanuni sebeple ücret kesme cezası uygulanırsa, yapılan kesintilerin sebebinin bildirildiği yazı,
21- İşverenlikçe çeşitli sebeplerle verilen uyarı yazıları
22- Fazla çalışma ve genel tatiller için işçinin onayının alındığı yazı,
23- Kısa çalışma onay yazısı,
24- İşçilerin, iş sağlığı ve güvenliği konusunda ve karşı karşıya bulundukları mesleki riskler, alınması gerekli tedbirler ve yasal hak ve sorumluluklar konusunda bilgilendirildiklerine dair yazı.
25- Çalışma Belgesi (İşten Ayrılan İşçiler İçin)
26- Ağır ve Tehlikeli İşlerde çalıştırılan personeller için: İşçilerin adı, soyadı ve T.C. Kimlik numaraları, doğum yeri ve tarihlerini belirten liste
27- Telafi çalışması yapılıyorsa buna ilişkin liste
28- İşin gereklerine göre bulunması gereken diğer evraklar,
bulunmalıdır.