Optisyenlik Müesseselerinin E-Dönüşümü

Şimdi ise de Sosyal Güvenlik Kurumu’na fatura düzenleyen tüm Eczaneler ve Optisyenlik Müesseseleri dâhil firmalar için zorunlu hale geliyor.

Tabi Eczaneler ve Optisyenlik Müesseseleri birlikte bu işletmelerin mali müşavir ve muhasebecileri de e-dönüşümü onlarca mükellefleriyle bu yıl sonu yaşamaya başlayacak.

Gelir İdaresi Başkanlığı ve Sosyal Güvenlik Kurumu tarafından ortaklaşa yapılan proje ile tüm sağlık kuruluşları, eczaneler, optisyenlik Müesseseleri, medikal malzeme satışı yapan firmalar 31.12.2016 itibarıyla e-faturaya geçmiş olmak zorunda olacaklar. Söz konusu zorunluluğu getiren tebliği 2016 Haziran ayı sonunda resmi gazetede yayımlanacak.

MALİ MÜŞAVİRLER VE MUHASEBECİLERİN DİKKATİNE!

Şüphesiz ki Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından getirilen e-dönüşüm uygulamaları, eczaneler, Optisyenlik Müesseseleri ve diğer sağlık kuruluşlarının kendilerinden çok mali müşavir ve muhasebecilerin hayatlarını etkilemektedir. Bu yüzden işletmeler, e-dönüşüm uygulamalarından hizmet alacağı lisanslı entegratörleri ve yazılımları seçerken mali müşavirler ve muhasebeciler etkin rol oynamaktadır. Zira yanlış yapılan bir seçim ile e-dönüşüm, eczacılar, optikçiler ve sağlık kuruluşları yanı sıra mali müşavir ve muhasebecilerin hayatlarını başa çıkılmaz sorunlarla doldurabilmektedir.

Pekiyi mali müşavir ve muhasebeciler e-dönüşüm hizmeti alacakları özel entegratörlerde hangi kriterleri aramalıdır?

Gelir İdaresi Başkanlığının sitesinde E-Fatura Özel Entegratör, E-Arşiv Fatura Özel Entegratör, Saklamacı Kuruluş ve E-Defter yetkili yazılım sağlayıcı listelerinin hepsinde YETKİLİ KURUM olarak yayınlanmış olmalıdır. E-Dönüşüm Hizmetlerinde bütünlük esastır. Hizmetin bir kısmı bir yerden diğer kısmı başka bir yerden alınırsa yönetimi ve entegrasyonu çok zor, verimsiz ve maliyetli olmaktadır.

Seçilecek Özel Entegratör, bilgi güvenliği için TS ISO IEC 27001 belgesine, iş sürekliliği için ISO22301 belgesine, Bilgi Teknolojileri Hizmet Yönetimi Sistemi için TS ISO IEC 20000 belgesine ve yasal süreç ve arşiv yönetimi için TS 13298 belgesine sahip olmalıdır.

Özel Entegratör, geliştirdiği mali mühür sertifikası elektronik imza uygulamaları için, TUBİTAK-BİLGEM Kamu Sertifikasyon Merkezinden uluslararası teknik standartlara uygunluğunu almak zorundadır.
Özel Entegratör sistem alt yapısı ve teknik servisi herhangi bir kesinti olmaksızın 7 gün 24 saat iş sürekliliğini sağlayabilecek yapıda kurulmalıdır.

Özel Entegratör, EU Standartlarına göre müşteri verilerini aralarında en az 300 km mesafe olan iki şehir de kurulu olan kendilerine ait veri merkezlerinde 8 ayrı sunucuda yedeklemeli olarak ve Gelir İdaresi Başkanlığı standartlarına ve formatlarına uygun saklayabilmelidir.

NEDEN EDM E-FATURA, E-DEFTER; E-ARŞİV FATURA

Mali Müşavir ve Muhasebeciler hizmet alacakları Özel Entegratör yukarıdaki kıstasları sağlasa bile bununla yetinmeyip satın alacakları uygulamaların özelliklerine de detaylı irdelemek zorundadırlar. Zira uygulamalar bir taraftan mali müşavir ve muhasebecinin hayatlarını kolaylaştıracak tüm entegrasyon ve otomasyonlara sahip olmalı, diğer taraftan mükelleflerin veri güvenliği ve bütçe kriterlerini karşılayabilmelidir. Tüm bunlar için işletmelerin, mali müşavir ve muhasebecilerin uygulama seçiminde arayacakları olmazsa olmaz kıstaslar aşağıda yer almaktadır.

Kullanılan ön-muhasebe ya da muhasebe programından fatura düzenlenip kaydet butonuna basıldığında faturanın muhatabı müşterinin VKN numarasına göre; bu faturanın E-Fatura olarak mı, E-Arşiv Fatura olarak mı yoksa yazıcıya kâğıt olarak mı gönderileceğini E-Fatura sisteminin kendisi Gelir İdaresi Başkanlığı ile çevrimiçi haberleşerek otomatik karar verebilmelidir.

Gelen faturaların muhasebe programına otomatik yazdırılması ve fişlerin oluşması sağlanabilmelidir.
Eğer firma E-Defterini fatura düzenlediği programdan farklı muhasebe programında tutuyorsa ya da şirket dışında mali müşavir ofisinde tutturuyorsa; E-Fatura sisteminden tüm gelen giden E-Faturaların ve E-Arşiv Faturaların E-Defterin tutulduğu muhasebe programına otomatik dijital aktarılması sağlanmalıdır.

%95 sıkıştırma özelliğine sahip olmalı ve bu özellikle E-Fatura, E-Arşiv Fatura ve E-Defter verileri Özel Entegratörün sistemlerinde %95 oranında sıkıştırılır. Böylece muhasebecinin fatura düzelenlerken, gelen faturaları kabul ya da ret ederken ve geçmiş faturaları irdelerken internetin çok kısıtlı hızlarda olduğu (EDGE, bakır kablo vb.) durumlarda binlerce fatura üzerinde rahatça çalışabilir. Hatta bu çalışmayı akıllı telefonları üzerinden düşük hızla yapabilir.
Tek Panelden Tüm Mükelleflere Erişim: Mali müşavir ve muhasebeciler için mükemmel bir özellik. Tek ara yüzden tüm mükelleflerin geçmiş tüm e-fatura ve e-defterlerine programları ne olursa olsun tek kullanıcı adı ve tek şifre ile çevrimiçi erişim sağlayabilirler.

3DS Güvenlik Sistemi: Mükelleflerin E-Fatura, E-Arşiv Fatura ve E-Defter verileri Özel Entegratör sistemlerinde şifrelenerek saklanır. Kötü niyetli kişiler verilerin sunucularını dahi ele geçirse şifreleri çözemezler ve bilgilere erişemezler.

Tam Metin Arama: Genellikle saklanan faturaları yıllar sonra sadece tarih ya da gönderici / alıcı bilgisi ile ulaşmak hatırlamadaki zorluklar dolasıyla zaman almaktadır. Hâlbuki tam metin arama özelliği ile E-Fatura, E-Arşiv Fatura ve E-Defter içerisinde herhangi bir ya da birden fazla kelime ya da sayı hatırlanıyorsa ilgili fatura ya da defterin ilgili kısmını saniyeler içerisinde ulaşılabilir.

Süreç Yönetimi: Gelen faturaların miktarına, gönderen firmaya göre belirlenen kıstaslar eşliğinde kabul ya da ret edilmeden önce onay makamlarından geçmesi ve muhasebeciye bu onaydan sonra işlem için iletilmesi. Aynı şekilde gönderilen faturaların miktara ve gönderilen firmaya göre gönderilmeden önce onay makamlarından geçmesi özelliğidir.

Şube Yönetimi: Aynı VKN’ye sahip olan bir firmanın çok sayıda şubesi için farklı şube numaraları oluşturulabilmesi ve böylece giden ve gelen faturaların hangi şube ile ilgili olduğu faturanın alıcısı ya da göndericisi tarafından bilinmesi faturaların en kısa şekilde doğru şubeye direk ulaşmasını sağlar. Bu özellik farklı şube numarası yerine faturaya işlenen barkod özelliği ile yapılabilir.

Toplu Fatura Yönetimi: İstenilen ya da belirli kriterlere göre seçilen faturaların toplu olarak PDF, Excel vb. doküman haline getirilip dilenirse toplu olarak e-mail olarak gönderilebilmesi ya da yazıcıdan basılması özelliğidir.
Zaman ve mekândan bağımsız sınırsız kullanıcı: Farklı fişlerde, illerde bile olsa, hatta evinden köyünden sınırsız kullanıcı yetkisine göre fatura düzenler, gönderir, görüntüler, kabul eder, reddeder.

GEÇİŞ SÜRECİ

E-Fatura, E-Defter ve E-Arşiv Fatura seçimi yapan Mali Müşavir ve Muhasebecilerin bu uygulamalara nasıl geçeceği ile ilgili bilgi vermek istiyoruz.

Öncelikle TÜBİTAK KAMU SM internet sitesinden firma için Mali Mühür başvurusu yapılır. Gerekli miktar havale edildikten sonra mali mühür firma adresine ulaşır.
Firma çalışacağı E-Fatura Özel Entegratörü ve E-Defter yazılımını Gelir İdaresi Başkanlığı sitesinden seçerek mali mührünün yetkilerini seçtiği Özel Entegratörün HSM cihazını paylaşma onayını verir. Genellikle Özel Entegratörler bu işlemi mükellef ile beraber yapalar.
Firmanın E-Arşiv Fatura için Gelir İdaresi Başkanlığına başvuru yapmasına gerek yoktur, E-Fatura için çalıştığı Özel Entegratör ya da başkaca bir Özel Entegratöre başvurarak E-Arşiv Faturaya geçebilir.

SON SÖZ

Tüm Eczanelerin, Optisyenlik Müesseselerinin, Sağlık Kuruluşlarının, Medikal Malzeme firmalarının, Mali Müşavir ve Muhasebecilerin doğru seçim yaparak bugünkü ve bundan sonraki e-dönüşüm uygulamalarının bir taraftan işlemlerini hızlandırırken ve diğer taraftan hayatlarını kolaylaştırmasını dileriz.